Cơ Sở Dữ Liệu Quốc Gia Về Dân Cư Có Nhưng Xã Nghèo Vẫn Ghi Chép Tay Sổ Sinh Tử

Năm 2021, Việt Nam chính thức vận hành Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQG), với kỳ vọng mỗi công dân sẽ có một mã số định danh duy nhất, mọi thông tin từ khai sinh, khai tử, hôn nhân đều được số hóa và đồng bộ trên toàn quốc. Thế nhưng, khi đặt chân đến những xã nghèo thuộc các huyện vùng cao như Mường Lát (Thanh Hóa), Kỳ Sơn (Nghệ An), hay Đăk Glei (Kon Tum), hình ảnh quen thuộc vẫn là những cuốn sổ giấy ố vàng, nét chữ nguệch ngoạc của cán bộ tư pháp – hộ tịch kiêm nhiệm. Sổ sinh tử — tên gọi dân dã của sổ đăng ký khai sinh và khai tử — vẫn tồn tại song song với hệ thống máy tính, như một minh chứng cho khoảng cách giữa chính sách hiện đại và thực tế khắc nghiệt.

Khi dữ liệu quốc gia vẫn 'mù' ở xã nghèo

CSDLQG về dân cư được xây dựng với tham vọng tập trung hóa toàn bộ thông tin nhân khẩu của hơn 100 triệu dân. Theo quy định, từ năm 2021, mọi trẻ em sinh ra phải được cấp mã số định danh ngay khi đăng ký khai sinh; người chết được cập nhật vào hệ thống trong vòng 15 ngày. Nhưng ở các xã nghèo, nơi máy tính để bàn thường xuyên hỏng hóc vì bụi bặm và nóng ẩm, mạng internet chỉ chạy được vài giờ mỗi ngày do thiếu điện hoặc tín hiệu yếu, việc nhập liệu trực tiếp lên hệ thống quốc gia là điều xa xỉ. Nhiều cán bộ xã thừa nhận họ phải ghi chép tay vào sổ giấy, rồi vài ngày sau mới có dịp lên huyện mượn máy tính nhập lại. Kết quả là dữ liệu trên hệ thống quốc gia thường chậm từ vài tuần đến vài tháng so với thực tế.

Một cuộc khảo sát không chính thức của một số nhóm nghiên cứu vào năm 2023 cho thấy, tại khoảng 15% số xã thuộc các huyện nghèo, tỷ lệ nhập liệu trực tiếp lên CSDLQG chỉ đạt dưới 30%. Phần còn lại vẫn dựa vào sổ giấy. Con số này có vẻ khiêm tốn nhưng nếu tính trên tổng số hơn 10.000 xã trên cả nước, thì hàng nghìn xã đang vận hành theo kiểu 'nửa số, nửa giấy'. Người dân ở những nơi này thường phải đợi hàng tháng trời để có giấy khai sinh cho con, hoặc giấy chứng tử cho người thân, vì cán bộ phải chờ đến khi có 'chuyến lên huyện' mới hoàn tất thủ tục.

Sổ giấy vẫn sống nhờ hạ tầng yếu

Nguyên nhân cốt lõi khiến sổ giấy chưa thể biến mất nằm ở hạ tầng công nghệ và nguồn nhân lực tại các xã nghèo. Máy tính được cấp phát thường là loại cấu hình thấp, qua vài năm đã xuống cấp. Ở nhiều xã vùng sâu, mất điện luân phiên diễn ra thường xuyên, có nơi mỗi ngày mất điện 3–4 tiếng. Trong khi đó, mạng internet di động (3G/4G) thường yếu hoặc không có sóng ổn định do địa hình đồi núi. Cán bộ tư pháp – hộ tịch ở xã thường là người địa phương, được đào tạo qua loa về tin học, nhiều người trên 40 tuổi còn lúng túng với phần mềm. Họ kiêm nhiệm thêm cả công tác văn phòng, địa chính, nên thời gian dành cho nhập liệu rất hạn chế.

Trong bối cảnh đó, ghi chép tay trở thành phương án 'chắc ăn' nhất. Một cuốn sổ giấy không cần pin, không sợ mất điện, không lo virus máy tính. Cán bộ xã có thể ghi ngay tại nhà dân, sau đó về trụ sở mới chép lại vào sổ chính. Nhưng chính sự tiện lợi tạm thời này lại tạo ra những hệ lụy lâu dài. Sổ giấy dễ bị rách, mờ, thất lạc, và đặc biệt là không thể đồng bộ với hệ thống quốc gia. Khi có sai sót, việc đối chiếu giữa sổ giấy và dữ liệu số trở nên vô cùng khó khăn.

Nhập liệu chồng chéo, sai sót lan rộng

Việc tồn tại song song hai hệ thống — giấy và số — dẫn đến tình trạng nhập liệu chồng chéo. Một trẻ sinh ra có thể được ghi vào sổ giấy của xã, sau đó lại được nhập lên hệ thống huyện, và đôi khi người nhà tự đi đăng ký ở bệnh viện tỉnh, tạo ra 2–3 bản ghi khác nhau cho cùng một người. Ngược lại, người đã chết đôi khi không được cập nhật kịp thời, khiến dữ liệu quốc gia vẫn hiển thị họ là 'còn sống'. Theo một báo cáo của Bộ Công an năm 2024, có tới hàng trăm nghìn trường hợp dữ liệu trùng lặp hoặc sai lệch trong CSDLQG, phần lớn xuất phát từ các xã vùng sâu.

Sai sót còn lan rộng do chữ viết tay khó đọc. Cán bộ xã ghi tên theo phát âm địa phương, dẫn đến những biến thể kỳ lạ: 'Lò Văn X' thành 'Lô Văn S', 'Thào Thị Y' thành 'Thau Thị I'. Khi nhập lên hệ thống, những lỗi này khó phát hiện vì không có cơ chế kiểm tra chéo tự động. Hệ thống chỉ đơn giản là tiếp nhận dữ liệu, không có thuật toán đối chiếu với các nguồn khác như sổ hộ khẩu giấy hay giấy khai sinh bản cứng. Kết quả là một bộ phận người dân mang trên mình mã số định danh sai lệch, gây khó khăn suốt đời trong các giao dịch hành chính.

Người dân nghèo chịu hậu quả trực tiếp

Những sai sót trong dữ liệu dân cư không chỉ là chuyện hành chính, mà ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống người nghèo. Một trường hợp điển hình: chị L.T.M. ở xã vùng cao tỉnh Hà Giang sinh con tại nhà, sau đó đến xã làm khai sinh. Cán bộ ghi tên con chị vào sổ giấy, nhưng do mất điện, mãi ba tháng sau mới nhập được lên hệ thống. Khi chị đi làm bảo hiểm y tế cho con, cơ quan bảo hiểm không tìm thấy dữ liệu, buộc chị phải quay lại xã làm lại từ đầu. Câu chuyện tương tự lặp lại ở nhiều nơi: trẻ em đến tuổi đi học chưa có mã định danh, người già không nhận được trợ cấp xã hội đúng hạn vì dữ liệu chưa được cập nhật, người chết vẫn 'sống' trong danh sách hộ nghèo khiến gia đình không được hưởng chính sách hỗ trợ mai táng phí.

Giấy chứng tử sai cũng gây rắc rối không kém. Một gia đình ở xã Đăk Tô (Kon Tum) từng gặp cảnh cha mất nhưng giấy chứng tử ghi sai năm sinh, khiến thủ tục thừa kế đất đai bị đình trệ suốt hai năm. Họ phải chạy lên huyện, xuống tỉnh để xin xác nhận lại, tốn kém thời gian và tiền bạc. Những rắc rối này càng làm tăng thêm gánh nặng cho người dân vốn đã nghèo khó.

Nghịch lý: ưu tiên số hóa nhưng bỏ quên gốc

Chính phủ Việt Nam đã đầu tư hàng nghìn tỷ đồng cho CSDLQG về dân cư, với các hợp đồng công nghệ lớn được ký kết. Tuy nhiên, phần lớn kinh phí tập trung vào phát triển phần mềm, máy chủ trung tâm, và bảo mật dữ liệu. Trong khi đó, kinh phí dành cho bảo trì thiết bị tại các xã nghèo, hoặc đào tạo cán bộ, lại rất hạn chế. Nhiều xã chỉ được cấp một máy tính duy nhất cho cả bộ phận tư pháp – hộ tịch, máy hỏng là phải chờ hàng tháng mới có kinh phí sửa. Cán bộ xã làm việc với mức lương thấp, thường chỉ khoảng 4–5 triệu đồng/tháng, không đủ để trang trải cuộc sống, chứ chưa nói đến động lực học thêm kỹ năng tin học. Chính sách 'một cửa' được quảng bá như một giải pháp đơn giản hóa thủ tục, nhưng thực tế ở xã nghèo, người dân vẫn phải qua nhiều cửa: đến xã ghi sổ giấy, lên huyện nộp bản cứng, rồi lại chờ nhập liệu. Sự lệch pha giữa đầu tư công nghệ cao và nền tảng hạ tầng thấp tạo ra một nghịch lý: hệ thống dữ liệu quốc gia có thể hiện đại, nhưng dữ liệu đầu vào lại nghèo nàn và thiếu chính xác. Như một chuyên gia công nghệ từng nhận xét: 'Cơ sở dữ liệu chỉ tốt bằng dữ liệu đầu vào. Nếu đầu vào từ xã nghèo đã sai, cả hệ thống sẽ sai theo.'

Giải pháp tạm thời: chấp nhận song song

Trước thực tế này, một số địa phương đã đề xuất giải pháp tạm thời: cho phép ghi chép tay song song với nhập liệu số trong vòng 2–3 năm tới, nhưng phải có quy trình đối chiếu định kỳ. Cụ thể, mỗi tháng một lần, cán bộ xã mang sổ giấy lên huyện để cán bộ huyện nhập hoặc đối chiếu với dữ liệu số. Huyện cũng có thể cử cán bộ xuống xã hỗ trợ nhập liệu trực tiếp bằng máy tính bảng có kết nối ngoại tuyến, sau đó đồng bộ khi có mạng. Mô hình này đang được thí điểm tại một số xã thuộc tỉnh Sơn La và Điện Biên, cho kết quả khả quan ban đầu: tỷ lệ nhập liệu đúng hạn tăng từ 40% lên 70% sau 6 tháng.

Bên cạnh đó, việc tập huấn cán bộ xã theo nhóm nhỏ, tập trung vào thao tác thực tế thay vì lý thuyết, cũng được đánh giá cao. Một số tổ chức phi chính phủ đã tài trợ máy tính bảng giá rẻ có khả năng hoạt động ngoại tuyến cho các xã nghèo, giúp giảm bớt phụ thuộc vào điện lưới và internet. Về lâu dài, cần có lộ trình đầu tư hạ tầng viễn thông và điện ổn định cho vùng sâu, vùng xa, nhưng điều đó đòi hỏi thời gian và nguồn lực lớn. Một số chuyên gia cũng đề xuất mô hình 'cán bộ lưu động' — những nhóm nhỏ được trang bị máy tính xách tay và pin năng lượng mặt trời, có thể đến từng thôn bản để nhập liệu tại chỗ, giảm bớt gánh nặng cho cán bộ xã. Tuy nhiên, giải pháp này đòi hỏi kinh phí vận hành không nhỏ và cần sự phối hợp liên ngành.

Bài học: số hóa không thể bỏ qua chân rết

Câu chuyện về sổ sinh tử giấy ở xã nghèo là một lời nhắc nhở rằng số hóa không chỉ là chuyện công nghệ, mà còn là chuyện con người và hạ tầng cơ sở. Một hệ thống dữ liệu quốc gia dù có hiện đại đến đâu cũng sẽ thất bại nếu bỏ quên những 'chân rết' ở tận cùng địa phương. Xã nghèo là mắt xích yếu nhất, và nếu mắt xích đó không được củng cố, cả chuỗi sẽ đứt. Cần một lộ trình thực tế, chấp nhận chậm nhưng bền vững, thay vì chạy theo hình thức và chỉ tiêu số hóa bằng mọi giá.

Những bài học từ các nước đang phát triển khác cũng cho thấy, việc kết hợp giữa giấy và số trong giai đoạn chuyển đổi là điều bình thường. Ấn Độ, với hệ thống Aadhaar nổi tiếng, cũng phải mất hơn 10 năm để phủ sóng đến vùng sâu, và trong thời gian đầu, các trung tâm đăng ký di động vẫn dùng giấy tờ tạm thời. Việt Nam hoàn toàn có thể học hỏi kinh nghiệm đó. Đầu tư vào con người — đào tạo cán bộ xã, trả lương xứng đáng — và hạ tầng cơ sở — điện, internet ổn định — mới là nền tảng vững chắc cho một hệ thống dữ liệu quốc gia thực sự hiệu quả. Chỉ khi đó, những cuốn sổ sinh tử giấy mới thực sự có thể nghỉ ngơi.

Bài viết có tham khảo thông tin từ các báo cáo của Bộ Công an và khảo sát thực địa tại một số tỉnh miền núi.